Erandjuhul registreeritakse surm Eesti perekonnaseisuasutuses (maakonnakeskuse kohalikus omavalitsuses, Tallinnas perekonnaseisuametis). Need olukorrad on järgmised:
- inimene suri Eestis, kuid tervishoiutöötaja ei edastanud surma andmeid rahvastikuregistrisse ning andis surnu lähedasele paberil surmateatise;
- inimene suri välisriigis ja tema viimane elukoht oli Eestis või oli tal Eesti kodakondsus (NB! Surm ei tohi olla registreeritud välisriigis).
Sellisel erandjuhtumil võib avalduse esitada ükskõik millisele maakonnakeskuse kohalikule omavalitsusele (Tallinnas perekonnaseisuamet) seitsme päeva jooksul pärast inimese surma või tema surmast teadasaamist. Perekonnaseisuasutus registreerib surma kolme tööpäeva jooksul avalduse saamisest.
Surma registreerimiseks tuleb esitada:
- surma registreerimise avaldus;
- arstlik surmateatis;
- avaldaja isikut tõendav dokument.
Surma registreerimise eest ei pea tasuma riigilõivu.
Kui isik suri välismaal, kuid seal surma ei registreeritud, tuleb surma registreerimiseks esitada dokumendid eesti, vene või inglise keeles. Kui dokumendid on tõlgitud, peab tõlge olema vandetõlgi tehtud. Surma registreerimiseks vajalik välisriigi dokument, näiteks meditsiinitõend, peab olema legaliseeritud või kinnitatud apostilliga, kui välisleping ei näe ette teisiti.
Kui surm on registreeritud välismaal, ei tule seda Eestis uuesti registreerida, küll aga tuleb esitada maakonnakeskuse kohalikule omavalitsusele (Tallinnas perekonnaseisuametile) rahvastikuregistrisse kandmiseks välisriigi surmadokument. Dokument peab olema eesti, vene või inglise keeles või nendesse keeltesse tõlgitud ning apostillitud/legaliseeritud, juhul kui välisleping ei näe ette teisiti.
Surma tõendamiseks väljastatakse esmane surmatõend tasuta. Kui andmed liiguvad arstilt automaatselt rahvastikuregistrisse, väljastab esmase surmatõendi meditsiiniasutus. Kui surm registreeritakse perekonnaseisuasutuses, väljastatakse esmane tõend seal.
